医師を支援することで患者を救う。IT技術を活用した医療の変革をめざすメドピア株式会社様。創業10年を迎え東証マザーズに上場したのを期に、さらなる発展を目指してオフィス移転を計画、実現されました。今回のオフィス移転の目的やその後の効果などについて、コーポレート・ファイナンス部部長・平林様と広報・藤野様にお伺いしました。

――早速ですが、移転をしようと思ったきっかけを教えてください。

平林様　人数が増え、これからも人数を増やしていく計画がある中で、オフィスが手狭になったことが理由のひとつとしてありますが、大きなきっかけは、会社が上場したことですね。上場した翌月に契約をしたんですが、まさにこれからの拡大に向けたベースとなる場所、人が集まりやすい場所を作るというのが移転の主な目的でした。

藤野様　人数だけだったら、ただ広いところを借りれば良かったんです。でも、ずっと座って仕事する人、会議が多い人、外に行く人、その人達それぞれに合った働き方にもっとこだわりたかったんです。

平林様　現在は、よく外に行く人の席をフリーアドレス（自分の席を持たない）にしているのですが、それにもこうした狙いがあるんですよ。

藤野様　このオフィスで当社の理念やビジョンを体現できるようにしたい、社外のお客様に向けて発信できる場所にしたいと思っていましたね。

 

現場の人と相性が合わないというズレは色んなプロジェクトで問題になると思うんです

――過去に移転をしたことはありますか？

平林様　オフィスの移転は、創業から数えると4回目なのですが、今まではデザインと施工だけを扱う会社にお願いをしていました。ですから今回も、当初は間に立っていただく人（プロジェクトマネジメントをしてくれる会社）を入れることはあまり想定していなかったんです。しかし、移転の場所が見つかり、「さてどうやっていこうか」と話している中で、「働き方やブランディングにもこだわったオフィスにしたい」という考えに行き着きました。「今まではなかなか実現できなかったことを踏み込んでやった方が将来のためになるよね」と。それならプロの方と一緒にプロジェクトをまわしていきましょう、ということで、プロジェクトマネジメントに特化している会社を探しました。

――その中で、WSIを選んだ決め手を教えてください。

平林様　タイミングと人、人との相性は強くあると思います。ビジネスの場面、特に規模が大きい会社では、プレゼンに来てくれた人と、実際にそのプロジェクトを実行する人が違うケースがある。プレゼンで相性はよくても、結局現場の人と相性が合わないというズレは色んなプロジェクトで問題になると思うんです。WSIさんに関しては、その問題をあらかじめクリアしてくれていたことが一番大きかったですね。

そのお金を使ってどれぐらいのクオリティが出せるか

――お見積りはいかがでしたか？

平林様　私は業務上、数字面を注視していましたが、元々思っていたよりも費用がかかることは、マネジメントも含めて考え始めた時点でしょうがないかなと。その上で数社の見積りを比較したのですが、そこまで大きい差はありませんでした。コスト重視で業者さんを探していて気づいたのですが、概算の状況だと、「じゃあこの坪単価をこれでやってくれ」と言えばみなさんそうしてくれる。なのでそこにあまり差があるとは思えないんですよね。そのお金を使ってどれぐらいのクオリティが出せるかを重視していたので、価格それだけを意思決定のポイントとしていませんでした。

椅子は疲れにくいものがいい、机はある程度広さがほしい、集中スペースの個室がほしい

――移転されるまでの流れや体制を教えてください。

藤野様　まず移転についてのプロジェクトが立ち上がりました。中心は3人で、当時管理部長だった平林と、広報の私と、もう一人は総務系で細かい書類関係などをやっていました。実は私の入社日に、このプロジェクトのキックオフミーティングがあったんですよ。それから広報として、見せ方も踏まえてこういうコンセプトにしたいという希望を出していました。

平林様　中心は3人ですが、経営陣と頻繁にディベートをして、細かいところをヒアリングしていました。

藤野様　その中で、まず、理念やビジョンとか、どういう組織にしたいかとか、自分たちは何を目指して、そのためにはどういうワークスタイルであるべきかまで落とし込んで話をしました。

平林様　自分たちの働き方についてどう考えているかを見える化した上で、コンセプトを固めました。このステップのおかげで最終的に、経営陣の想いを残しつつ、社員の色んな人の意見を吸収できたオフィスになったと思います。

また、それと並行して、WSIさんによるオフィス調査で、社員の漠然とした考えを形にしてもらいました。

藤野様　例えばエンジニアって長時間椅子に座っているので「椅子は疲れにくいものがいい」「机はある程度広さがほしい」「集中スペースの個室がほしい」などの細かい要望があるんですよね。そういった細かい働き方の希望は見えにくいので、社員から直接聞くことも重要だと感じました。

一番優先すべきことが実現できているデザインを選ぶことができました

藤野様　理念やビジョンを体現できるオフィスというコンセプトが決まったので、WSIさんには、そのための案をいくつか出してもらって、ひとつずつ選択していきました。コミュニケーションをスムーズにとれるようなオフィスにしたいという思いもあったので、「その双方が一番体現できるデザインはこれだよね」といった風に。オフィス中央にコミュニケーションスペースを贅沢にとったデザインだったので、そのトレードオフとして席数が少なくなってしまうことは懸念点でしたが、一番優先すべきことが実現できているデザインを選ぶことができました。

平林様　デザイン会社やデザインと施工を扱う会社にお願いする時は、細かいところはこちらが詰めていかないと見落とすことがあるじゃないですか。社内でプロジェクト全体をマネジメントしなければいけない、そのファンクションを外に投げることができたのは、上場した直後で忙しさもありましたし、他の業務に集中できてよかったなと思います。

我々のオーダーに対しても「それよりもこうしましょう」

――WSIとの印象深いやりとりは何ですか？

平林様　たくさんあります。例えば、今、全部の机にモニター用のアームを刺すための小さな穴が開いているんですね。元々その穴は開ける予定ではなかったのですが、どうしてもモニターアームが刺さらなくて。「これどうしよう」と話をしていたら、「じゃあ開けましょう」と。でも、「ずっと穴が開いているのってかっこ悪いですよね」と小声でつぶやくと、「ではここにはめるキャップを」と、急遽手配してもらったことがありました。施工会社さんに言いづらいことも間に立って言ってくださいました。


また、前のオフィスの課題として、個室で話さなければならない内容の電話をしたい場合、会議室しか場所がなく、さらにその会議室が埋まっているということがありました。そこで特診室という名前の電話部屋を作ったんですけれど、実際ある程度できたときに、音が筒抜けであることを発見しました。困っていたらWSIさんのオフィスにある吸音パッドというのを持ってきてくれて、その場で設置していただいたこともありました。細かい調整に対してもスピーディーに色々な案を出してくれたのには驚きました。


契約した直後の話もあります。その時は前のオフィスの解約予告も出した後でしたが、デザイン会社さんがまだ決まっていない状態でした。そんな時にWSIさんからデザイン会社さんについて、「この人たちであれば信頼を置けるしプロジェクトもやっているので、ぜひこの人たちでやりましょう」と言い切っていただいたのも印象的です。想定していたコンペをショートカットできました。我々のオーダーに対しても、「それよりもこうしましょう」といった提案を強くいただけたというのは心強かったですね。

――できあがって見て、思っていたのと違うなと感じたことはありましたか。

藤野様　いいえ、分かりやすいビジュアルで見せていただいていたので感じませんでした。それがリアルに目の前にあって感動したくらいです。

本当に来客数が増えました

――移転後の変化はありますか？

藤野様　一番は、社員がお客様を中にご案内するようになったことです。本当に来客数が増えました。エンジニアが知り合いや友人を連れてくることもあるんです。個人情報を扱っているオフィスなので、人が入るときには社内チャットで全社に通知したり、音楽が流れるとそれはお客様が執務エリア内にいらっしゃっている合図だったりと、工夫しています。それは社員からのアイデアでした。

勉強会が自発的に開かれるようになった

藤野様　あとは勉強会が自発的に開かれるようになったこと。社員のバックグラウンドがとても多様な会社なのですが、各人が持っているナレッジは共有されていませんでした。それが、セントラルパークというみんなで集まれる場所ができただけで、「あの人の話を聞いてみたかったから勉強会をやってもらいたい」といった意見がいたるところから出てきて、自由に開催されています。想定していない効果だったので印象的です。

平林様　私はパーソナルスペースが確保されている感じがします。前のオフィスは少し動けば人に当たるという感じで息苦しく、社長でさえ冗談半分で「会社に帰りたくない」と言っていたほどでしたから。

――オフィスやWSIについて、現時点で気になっていることはございますか？

藤野様　今後人が増えていったときにどれぐらい持つかというのは少し心配です。

平林様　長い期間をかけて作りこんだオフィスなので、それを考えるともっと広くて、もっと人数の入るところという前提でもよかったのかなと思います。数年という前提でしたが、もう少し違った形の挑戦もあったのかもしれません。WSIさんにはオフィスを決めてから入っていただいたので、そういう意味では、その前に入っていただいていたらもっと何かできたかなという気はします。

――こだわったポイントや工夫されたことは？

平林様　先ほどもお話しましたが、モニターアームの設置と椅子は特にこだわりました。自分に合ったモニターの高さや角度は1人1人異なるので、自分の好みで設置しています。

藤野様　椅子は、最近気づいたのですが、確かに疲れにくい。疲れが起こっている場合はストレスを感じて気づきますけど、快適な状態って気づかないので、社員の人が実際どれぐらい感謝してくれているかは分からないです（笑）

平林様　来客用の会議室は、前回のオフィスは2つだったのが、今は4つあります。執務エリアには電話ブース「特診室」とか、オープンなミーティングスペース「セントラルパーク」などがあります。各所にテーブルやモニター、ホワイトボードがあるので、ミーティングがしやすいんです。

藤野様　新卒採用のイベントもこのセントラルパークで開催しています。別途会議室を借りる必要もありませんし、オフィスの雰囲気を見てもらうこともできるので気に入っています。

 

――なるほど。それでは最後の質問となりますが、移転してよかったですか？

平林様　はい。移転してよかったです。

――本日はありがとうございました。