オフィスの環境が社員の生産性に与える影響はとても大きい、ということをご存知でしょうか？
おそらく、ほとんどの人はオフィスの環境を意識することもないまま仕事をしていると思います。
しかし、あなたの脳はあなたの知らないうちに環境から大きな影響を受けて、あなたの生産性に影響を与えています。
散らかったデスクは集中力の低下とストレスの元になる
例えば、散らかっているデスクで仕事をしていると集中力が低下します。
目の端でとらえた雑然とした書類やごみが、気にしていないつもりでも勝手に脳は意識してメモリを消費しています。
その結果、集中力が少しずつ削られて、あなたの生産性を落とします。
そのため、散らかった作業環境を整理した場合は集中力と情報処理能力が改善し、
仕事の生産性が高まるということが研究の結果わかっています。
また、散らかった状態はメンタルヘルスにも影響があります。
あなたにも覚えがあるのではないでしょうか？
忙しくて片付ける暇のない部屋を見るたびに、イライラしてくる気持ちが沸き起こること。
散らかった環境はストレスホルモン濃度が高くなり、ストレス、不安、憂鬱を感じやすくなります。
きれいに片付いたデスク
では、オフィスをきれいに片づけておけば、それだけで生産性が上がるのでしょうか？
会社として生産性の上がる工夫をしたい場合は、デスクをきれいにする以外にもできることはたくさんあります。
例えば、フリーアドレス制やスタンディングミーティングは有名なのではないでしょうか？
しかし、フリーアドレス制を導入しているが、いまいち活用されていないという話もよく耳にします。
フリーアドレス制オフィスで自分の働き方に合わせたスペースを選ぶ
私たちWSIもフリーアドレス制を導入しています。
セールスのメンバーはフリーアドレス、
アドミニストレーションチームとデザイン＆プランニングのメンバーは固定席となっています。
セールスのメンバーは外出が多く、仕事の仕方が日によって違うため、フリーアドレスメンバーとなっています。
社内のとあるセールスメンバーは、フリーアドレスをこのように活用しています。
集中して見積りを作成したい日：集中ブース
話しかけられたい・資料を広げたい日：オープンベンチ
外出までの短時間でちょっとパソコンを開きたい：ハイカウンター
社内会議・電話会議が続く日：1つのミーティングルームにずっといて話し相手が入れ替わる
このように仕事の仕方が日ごとに違う人に、フリーアドレスは最適な手法です。
人は自分で選択して自分で自分の仕事をコントロールしていると感じると、充実感や満足感をを感じやすくなります。
充実感や満足感を感じることで、新しいアイディアも浮かびやすく、仕事の生産性も上がることでしょう。
こもりたい日の集中ブース
仕事の仕方が毎日変わるセールスメンバーに対して、
仕事の仕方が基本的に毎日同じであるアドミニストレーションチームとデザイン＆プランニングチームは固定席となっています。
こちらのチームはモニターアームを利用して１～３画面を使い分けながら仕事をしています。
人の脳は場所に対してラベリングするので、自分の行う内容によって場所を分けると切り替えがしやすくなります。
こちらのメンバーの場合、場所のラベリングはこのようになります。
自分のデスク：通常の仕事
ミーティングルーム：会議
バックヤード・屋上庭園：休憩
筆者はデザイン＆プランニングチームのメンバーなので、日ごろは外出もなく外に出るのはランチタイムくらいです。
休憩の時に屋上庭園に出るとはっきりと場所が変わるので意識して休憩を挟むことになり、
短い時間でもリフレッシュしやすくなります。
スタンディングミーティングルームとツールで活発なミーティングをする
では、有名企業でも導入されているというスタンディングミーティングの方はいかがでしょう？
WSIのミーティングルームは3部屋ありますが、そのうち2部屋はハイスツールで会議をするスタイルです。
人によって立ったままだったり、ハイスツールに座ったりとミーティングの仕方は様々ですが、
立って会議をすることで短い時間で集中してミーティングすることができるのが特徴です。
立ったまま会議を行うと血流が良くなり、創造的なアイディアが生まれやすくなる、という研究結果があります。
後述しますが、WSIではスタンディングミーティング以外にも便利なツールを会議室に導入し、
会議の生産性向上に一役買っています。
3部屋のうち残りの一部屋は普通の高さで座って行う、10名以上のミーティングルームです。
こちらの会議室はWSIでは一番フォーマルな会議室となり、人数の多いミーティングやちょっとしたセミナーで使われます。
フォーマルと言っても一般的に想像される黒革張りの椅子とピカピカに輝く脚のテーブルではなく、
無垢の木の椅子にビンテージ加工の黒い脚のテーブルなのでカジュアル寄りな雰囲気です。
それ以上の人数の場合はオープンエリアでのミーティングとなります。
オープンエリアにもモニターがあるので、発表者もシェアしやすい環境となっています。
スタンディングミーティングルーム
WSIのミーティングルームには便利なツールが導入されています。
Surface Hub、media:scape、ホワイトボードが会議の生産性を上げるツールです。
Surface HubはMicrosoftのディスプレイ兼電子ホワイトボードの名称です。
モニターと言ってもPCの画面を映すだけでなく、その画面を切り取って手書きで書き込みを行うことができます。
会議の結果をそのままEメールで送ったり、スカイプで遠隔地とのミーティングも行える便利なツールです。
こちらを導入する前は、A3で印刷した図面をみんなで見ながら打ち合わせ・書き込みをして、
それをコピーしてみんなに配る、ということを行っていました。
今はSurface Hubに図面を表示して、画面上で書き込みを行い、そのままEメールでみんなに配ることができます。
打ち合わせの段階で画面に映して拡大したり、2枚の図面を並べながらお互いに確認するので、
お互いの勘違いが減るというのが大きなメリットなのではないでしょうか？
media:scapeはSteelcaseの製品の１つで、
ディスプレイに対して複数のディスプレイケーブルがあり、ボタン1つで誰の画面を映すか切り替えができるツールです。
発表者VS視聴者というセミナーのような構図であれば、画面の切り替えは必要ありません。
しかし、通常の会議は全員が発言者なので、何人かで会議を行っていると自分の資料を見てもらいたい時があります。
通常はディスプレイケーブルを発言者ごとに差し替えたり、自分のPCの画面をそのまま見せたりしているかと思います。
その時にmedia:scapeがあると、ディスプレイに対してどのPCの内容を表示するのかという切り替えが簡単にできます。
media:scapeは物理的なディスプレイケーブルを繋ぐだけなので、
外から来たお客様にも何の設定もなしに使用してもらえるのがとても便利です。
media:scapeのあるミーティングルーム
WSIの会議室には全部屋ホワイトボードが設置されています。
立ち姿勢またはハイスツールで会議をしているので、ホワイトボードへ行くのに抵抗がなくなり、頻繁に使うようになります。
ホワイトボードを見ている側も目の高さが書いている人と合うので、見やすく話しも弾みやすくなる仕掛けです。
ミーティングを立って行うのは会議への集中や短時間で終わる効果のためだけではなく、会議の活性化に一役買っています。
人は便利な道具があると使います。
例えば、私たちの生活スタイルはスマートフォンが登場してから大きく変わりました。
ミーティングルームにも上記のような便利なツールを入れて、実際に使っていくと会議の仕方が変わります。
会議の仕方が変わると新しいアイディアが生まれやすくなりますし、メンバーに充実感が生まれます。
これが会議の生産性の向上なのではないでしょうか？
オフィスが使いこなせない場合は使える仕組みをを作る
以上のようにWSIのオフィスは生産性が上がる工夫がされているオフィスです。
どんな会社でもオフィスに生産性の上がる仕掛けをするだけで、ある程度は生産性が上がるだろうと思います。
しかし、メンバーがその使い方を知らないままだと場所をフル活用するところまではいきません。
フリーアドレス制やスタンディングミーティングを導入してもうまく活用できていないという会社は、
もしかするとメンバーがそれぞれの場所の活用の仕方を知らない可能性もあります。
WSIでも新人営業が、毎回同じソファ席でPCや資料とにらめっこしていることがあります。
そのソファ席はミーティングも行えるスペースなので他のメンバーにどけられてしまうこともありますし、
資料を広げるためにテーブルを2つつなげて使っているのであまり仕事がしやすそうには見えません。
おそらくまだオフィスのどこで仕事をすると、自分の効率が上がるのかがわかっていないのでしょう。
Surface Hubのあるソファ席
WSIはオフィスをプロデュースする会社なので、自分で経験して学んでほしいため、
最初のオフィスツアー以外は細かく家具の使い方を説明することはしません。
そのような特殊な理由がない限りは、オフィスの取扱説明書を作成したり、
定期的なオフィスツアーを行うといいかもしれません。
オフィスレイアウトを変更した直後はオフィスツアーを行うこともあるかと思います。
新しいオフィスの使い方に感心して使ってみることもあるでしょう。
そこから数か月後…
すっかり同じ席で同じように仕事をする癖がついた人たちがいます。
そんな人たちが多いと、他の人たちも毎日席を変えづらくなってしまいます。
新人が入ってきても、みんなが同じ席を使っているからその社風に倣って毎日同じ席に座ります。
そんな時は改めてオフィスツアーを行ってみてください。
席替えウィークと銘打って、毎日違う席に座る週を作ってみるのもいいと思います。
いろいろなスペースを試すうちに、徐々にどの場所が今の自分の働き方に合っているのか、
というのを見極められるようになると思います。
フリーアドレスが使いこなせない、という場合は使えるようにする仕組みづくりをしてみてください。
今回ご紹介したWSIオフィスを見学されたい場合は、こちらのお問合せからオフィス見学希望とご連絡ください。
折り返し営業からご連絡させていただきます。
